Hatékony delegálás 8 lépésben

Szabó Ágnes a delegálás tapasztalt szakértője

Ha elfoglalt cégvezető vagy, biztosan felmerült már benned a delegálás szükségessége. Azonban lehet, hogy benned is felmerült pár kérdés, hiszen elsőre senkinek sem egyszerű hatékonyan kiszervezni a feladatok egy részét.

Pontosan milyen feladatokat kellene delegálni? Hogyan találhatunk megfelelő embert a munkára? Hogyan lehet ellenőrizni, hogy biztosan rendben mennek-e a dolgok?

Mire kell figyelni az esetleges buktatók elkerülésének érdekében?

Hogy segítsek a kérdések megválaszolásában, összefoglalom a lényeget tapasztalataim alapján ebben a mini delegálás tréningnek tekinthető összefoglalóban.

Én magam delegáló vagyok, rendszeresen adok ki feladatokat. És a másik oldalt is jól ismerem: virtuális asszisztensként nekem is szerveztek ki munkát az ügyfeleim.

“DELEGÁLNI KELLene!”

Tudjuk, hogy mennyire nehéz dolog kiszervezni a saját dolgainkat, még akkor is, ha csak kisebb adminisztrációról, egyszerű munkáról van szó. De muszáj elengedni a feladatok egy részét annak érdekében, hogy a vállalkozásunk fejlődhessen.

A delegálás működhet jól és rosszul is, sokszor egészen apróságokon múlik a siker.

Nézzük most meg a delegálás folyamatát illetve azt, hogy hogyan lehet hatékonyan kiszervezni a munkát egy virtuális asszisztensnek! Az asszisztens a vállalkozásunk napi operatív ügyeiben lesz segítségünkre.

Szabó Ágnes virtuális asszisztens mentor írás és feladat delegálás tervezés közben
A delegálás elsőre szokatlan lehet, de később sok terhet levesz a válladról

A delegálás 1. lépése: Határozd meg a pontos feladatot!

Ha a feladat meghatározása nem pontos, akkor a delegálás sikere is veszélybe kerülhet!

A delegálandó munka kiválasztása egy jól átgondolt döntés legyen!

Fontos meghatározni:

● Mire figyeljen a virtuális asszisztens a feladat elvégzése során?

● Különleges, egyedi megoldások tisztázása.

● Mi az, amiben szabad kezet kap a virtuális asszisztens, és mi az, amiben már nem dönthet egyedül?

Ha nem tudjuk pontosan, hogy melyik részfolyamatokat tudjuk kiadni egy munkából, beszéljük át az asszisztenssel, hogy mi az, amit magabiztosan át tud vállalni!

Készíts leltárt!

Érdemes leltárt készíteni a vállalkozásunk folyamatairól, a felmerült feladatokról!

Meg kell vizsgálni egy havi időintervallumot és megnézni, milyen ismétlődő feladatokkal találkozunk, valamint azt is, hogy mennyi időt vesznek el azok a munkák, amelyek nem igényelnek vezetői döntést.

Mi az, amit ha egyszer elmagyarázunk és átadunk, akkor rendszeresen tudja végezni az asszisztens?

Nézd meg, milyen folyamatokat tud előkészíteni, hogy a végén már csak a vezetői hatáskörbe tartozó részfeladat maradjon rád! (pl. banki utalások rögzítése – jóváhagyás vezetői feladat. Vagy egy előadás prezentációjának elkészítése – a megfelelő sarokpontok tisztázása, így a végén a vezető már csak testre szabja.)

Érdemes egy hetet rászánni, és megmérni, hogy mennyit foglalkozunk a vállalkozásunkban adminisztrációval, szervezéssel vagy ügyintézéssel!

Ezt akár egy excel táblázatban, vagy kifejezetten időmérő app segítségével is nyomon követhetjük (pl. Toggl).

Egészen meglepő eredményt tapasztalhatunk!

Én a saját életemben végeztem ilyen analízist, az eredmény egészen megdöbbentő volt, teljesen másképp éreztem az arányokat, mint ami a valóság volt.

Vállalkozásunk fejlődésének egyik sarokpontja lehet, ha „átvilágítjuk” tehát ebben a tekintetben.

Az eredmény tisztán meg fogja mutatni, melyek azok a területek és folyamatok, ahol érdemes segítséget bevonni! Így már határozottabban kezdhetünk neki a feladat delegálásnak.

kávézó vállalkozók asztal és papírok mellett feladat meghatározása közben
A hatékonyság feltétele a feladatok pontos meghatározása

2. Határozd meg, hogy milyen eredményt vársz!

Pontosan add meg, hogy milyen végeredményt kell prezentálnia az asszisztensnek!

Gyakori hiba, hogy a megbízó nem beszéli át a segítőjével, hogy pontosan milyen elvárásokat is támaszt a munkával kapcsolatban.

Pedig ennek kulcsfontosságú szerepe van, hiszen akkor hogyan is várhat el maximális teljesítményt a delegáló, ha a virtuális asszisztens nincs tisztában ezzel?

Le kell fektetni, hogy mikor tekinthető a megbízatás teljesítettnek.

Rendkívül fontos, hogy az eredmény általában nem mérhető egyértelműen a vállalkozás számaiban és mutatóiban, mert az már egy másfajta munka, másfajta díjazás, más szerződés.

Tehát ha egy asszisztens feltölt egy hírlevelet a hírlevélküldőbe, megformáz, tesztel, beidőzít, akkor a formai követelményen túl a pontos kiküldésig számonkérhető.

Azonban a megnyitási arány, konverzió nem a segítő munkáján múlik (a tartalom, a termék vagy szolgáltatás minősége, a vállalkozás népszerűsége és eredményes működtetése stb. nem egy asszisztens munkájához köthető területek).

Erről rengeteget tudnánk mesélni, hogy az elégedett ügyfelek milyen feladatokat szeretnének átadni az asszisztensüknek, attól függetlenül, hogy az az adott VA szakterülete vagy sem…

Itt jön be a szakmai felelősség kérdése is.

tábla results felirattal és nyíllal épülettel a háttérben
Határozd meg, hogy milyen eredményeket vársz!

3. Hogyan válassz megfelelő virtuális asszisztenst az adott teendőre?

Ez a legnehezebb pont a feladat delegálás során.

Milliószor olvashattuk már, hogy az ajánlás a kiválasztás legbiztosabb alapja.

Azonban felhívom a figyelmet 2 nagyon fontos momentumra!

1. Az ajánlás releváns tapasztalaton alapuljon!

Gyakran előfordul, hogy egymás iránti tiszteletből ajánlanak valakit, azonban a közös kapcsolódási pont valójában csak annyi volt, hogy közös edzésre járnak a gyerekek.

2. Kezeljük fenntartással a negatív véleményeket: ami az egyiknek előny, az a másiknak hátrány lehet és fordítva.

Mire gondolok?

„Az asszisztens soha meg sem kérdezte, hogy hogy vagyok, egy közvetlen hangnemet megütő mondat sem hagyta el a száját. Elköszöntem tőle, mert nem volt barátságos”.

“Hála égnek” – gondolja erre viszont az a cégvezető, aki ki nem állhatja a felesleges köröket és jópofi mondatokat.

Neki ez a tulajdonság az egyik fő előny az együttműködő asszisztensénél.

négy különböző asszisztens nő laptop előtt
Minden vállalkozónak megvan az asszisztens párja, akivel “működik a kémia”

A feladat delegálás negyedik lépése: Minden információ és eszköz legyen tisztázott!

Adjunk át minden információt, ami a maradéktalan teljesítéshez szükséges!

Ezt a momentumot egyébként az írásos együttműködési megállapodásban is rögzítjük.

A felek számára legyen egyértelmű, hogy milyen eszközöket, forrásokat használhatnak, mi a határidő, vannak-e az adott feladatba bevont más szereplők, kik a felelősök.

Feladat delegálás folyamata- a szükséges eszközök meghatározása

A virtuális asszisztens a saját eszközeivel, és saját szoftvereivel, előfizetéseivel dolgozik, kivéve, ha az ügyfélnek vagy a tevékenységnek valamilyen speciális igénye van.

Ha már van az adott feladatra kidolgozott forgatókönyv, azt bocsássuk az asszisztens rendelkezésére!

Ha léteznek sablonok, formanyomtatványok (levelek, táblák), adjuk meg az asszisztensnek a hozzáféréseket!

Haladó szinten léteznek a feladat delegálásra előre elkészített forgatókönyvek, esetleg a betanítást segítő videók is.

Ezeket bármikor visszanézheti a virtuális asszisztens, és akár a későbbi, új kollégák is.

Persze a delegálásba épp csak betekintők számára ez ijesztően nagy feladat lehet, így ezeket a segítő eszközöket leginkább a rutinos kiszervezők alkalmazzák.

laptop és papír tollal és telefon és gépelő kezek feladat delegálás közben
Legyenek meghatározva a feladat elvégzéshez szükséges eszközök

5. Írásban is rögzítve legyenek a feladatok!

Minden asszisztens számára alapvető, hogy ha épp menetközben, telefonon jut eszedbe egy újabb feladat vagy kérés, azt a beszélgetés után megkapod írásban is összefoglalva a segítődtől.

Kérlek egy okéval igazold vissza azokat, ha rendben találod a leírást!

A delegálónak teljes mértékig meg kell bizonyosodnia róla, hogy a delegált mindent megértett, pontosan úgy, ahogyan ő is gondolta.

Legyen tehát rögzítve:

● A feladat pontos meghatározása

● Munka céljának, az elvárt eredményeknek a leírása

● Nagyobb munka mérföldkövekre, alfeladatokra bontása

● Határidő(k) meghatározása, elfogadtatása.

Tudod, a szó elszáll, a virtuális asszisztensed viszont leírja neked. Olvasd át és igazold vissza!

telefonon és laptopon e-mailt megnyitó kéz
A szó elszáll… Rögzítsétek írásban!

6. Az együttműködés elején kérj visszajelzéseket!

Az együttműködés első periódusában (nevezzük ismerkedési időszaknak) időnként kérj visszajelzést az ügyek állásáról!

Ez az etap alapozza meg a hosszútávú együttműködést.

A delegáló megismeri az asszisztens munkatempóját, azonban ne feledjük: a havonta ismétlődő teendőkben rutint szerezve ez az idő rövidül majd.

Lehetőség van (és szükséges is) a részleteket illetően is jelzést adni, amely segíti a hosszútávú minőségi teljesítést.

Kiválóan fogsz tudni ez alapján kalkulálni mind időben, mind pénzben is.

Bármin szeretnél változtatni, módosítani, bátran kommunikáld!

Azonban tudj pontot tenni az ismerkedési időszak végére is, ugyanis könnyen beleeshetsz az egyik legnagyobb hibába…

Mi is ez a veszély?

A túlmenedzselés, mikromenedzselés erősen hátráltató tényező lehet.

Mi történik ilyenkor?

A delegáló túlzott szerepet vállal az asszisztens tevékenységében azáltal, hogy a munkavégzés során minden részletet közvetlenül kontrollál, beavatkozik, nem hagy teret az önálló munkavégzésre. Így értelmét veszíti a feladat delegálása, mint eredményességet fokozó eszköz.

Ez az egyik legkevésbé hatékony vezetői magatartásforma.

A vezető látszatra kiszervezte a feladatot, de minden egyes apró részletét ellenőrzi, mindenre rákérdez – akkor érzi csak biztonságban a projektet, ha mindent saját maga ellenőriz.

Ez homlokegyenest ellentmond a delegációnak, hiszen nem hogy időt nyerne magának a vezető, hanem pont, hogy sokkal többet tölt azzal, hogy a munkát elvégzőt és a feladatokat ellenőrizze.

A munka nyomon követése az előzetesen lefektetett kereteken belül történik.

Érdemes felállítani ún. ellenőrző pontokat. Ezek beiktatásra kerülhetnek akár részfeladatok, akár időszakok végén egyaránt. Ekkor történhet egy ellenőrzés, ezek nyomán további egyeztetések történhetnek, szükség esetén további segítség is adható.

Ha az asszisztens eredményesen halad a feladattal, igény szerint csökkenthető az ellenőrzés mértéke.

szigorú női delegáló nagyítóval a szeme előtt
A túlzott kontroll rontja a hatékonyságot

7. Tudd elengedni a feladatokat!

Ha minden szükséges információt, anyagot, határidőt átadtál, tisztázva vannak a kommunikációs csatornák, eszközök, elvárások, eredmények, akkor engedd el az adott feladatot!

Bízz az asszisztensedben, hiszen Te kérted fel őt a vállalkozásod támogatására, és nem véletlenül esett rá a választásod!

Ha kérdései vannak, segítsd őt, de hagyd, hogy önállóan végezze a megbízatást!

Ne feledd: az asszisztensed érdekelt a minél magasabb színvonalú szolgáltatás nyújtásában, fő célja a Te vállalkozásod sikerességének segítése!

Ha nem így lenne, az az adott virtuális asszisztens vállalkozásának a végét is jelentené egyben.

bizalmat jelképező kézfogás
Bízz az asszisztensedben: tud önállóan dolgozni

Amikor elkészült az adott feladat, mindenképpen ellenőrizd azt!

8. A delegálás utolsó lépése: Ellenőrizd az eredményt, és adj visszajelzést!

És ami még fontosabb, soha ne hagyd ki a következő lépést: adj visszajelzést az asszisztensednek!

Értékeld az elvégzett munka minőségét, adj hangot az elégedettségednek, és világíts rá a javítandó területekre is!

Mindkettőtök számára fontos momentum ez!

Ekkor fontos saját magunk értékelése is: jó feladatot delegáltam, a megfelelő módon?

Minden fontos kérdésre ilyenkor kell megkeresni a választ!

A visszajelzés rendkívül fontos a jövőt illetően, hiszen mindkét szereplő (az ügyfél és a virtuális asszisztens) vállalkozásának fejlesztését szolgálja.

Mindkét fél kamatoztatni tudja a konklúziókat, a saját vállalkozásuk eredményesebb működése érdekében.

laptopon gépelő kezek feladat ellenőrzése közben
Ellenőrizd az elvégzett munkát!

Ha még nincs tapasztalatod a delegálás terén, akkor érthető, hogy elsőre esetleg bonyolultnak tűnik. De egyszer kell beleszokni, egyszer kell megtalálni a számodra kiváló asszisztenst. Utána rengeteg teher lekerül a válladról!

Ha példákat szeretnél látni arra vonatkozóan, hogy milyen feladatokat delegálhatsz, akkor nézelődj a virtuális asszisztens szolgáltatások között!

Ha segítségre van szükséged a megfelelő virtuális asszisztens kiválasztásában, akkor keress bátran!

Megjegyzés hozzáfűzése

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.

VA Kisokos

Ha téged is érdekel hogyan tudsz otthonról - valódi munkával pénzt keresni, akkor iratkozz fel a hírlevelemre és megajándékozlak a VA kisokossal!