A virtuális asszisztens feladatai között megtalálható minden olyan tevékenység, amely segít
tehermentesíteni a megbízót, hiszen adminisztrációs és szervezési feladatból egy cégnél
soha nincs hiány.
Abban talán minden vállalkozó egyetért velem, hogy rengeteg olyan feladatot kell elvégezni egy cég sikeres működtetéséhez, amelyek közvetlenül nem termelnek bevételt, de naponta akár több órát is rá kell szánni az elvégzésükre.
A vállalkozás szekere viszont csak akkor halad, ha ezek a feladatok teljesítettek.
Az elmúlt években egyre több cégvezető ismerte fel, hogy léteznek olyan adminisztrációt és szervezést érintő munkafolyamatok, amelyeket érdemes delegálni és az ezekkel kapcsolatos tennivalókat virtuális asszisztensre bízni.
Azok a vállalkozók, akik már sikeresen dolgoztak együtt virtuális asszisztenssel, megtapasztalhatták, hogy milyen nagy segítség volt vállalkozásuk életében, amikor valaki levette vállukról az adminisztráció súlyos terhét.
Azonban annak ellenére, hogy ez a szolgáltatástípus kezd ismertté és keresetté válni, még mindig sok olyan kis- és középvállalkozás van, amelynek vezetője nincs tisztában a virtuális asszisztens szolgáltatás tartalmával, a kiszervezés lehetőségével.
Ezt jelzi az is, hogy kollégáim és én is gyakran találkozunk ezzel a kérdéssel:
Pontosan mivel is foglalkozik egy virtuális asszisztens, milyen feladatokat lát el?
A kérdés megválaszolásában szeretnék segítséget nyújtani, ezért ebben a cikkben összefoglaltam a legfontosabb tudnivalókat, melynek elolvasását javaslom neked, ha
- cégvezetőként szeretnél sokkal többet foglalkozni a vállalkozásod pénztermelő tevékenységeivel,
- örülnél, ha megszabadulnál a számodra terhet jelentő tevékenységektől, de nem tudod, hogy mi lenne az, amit ki tudnál szervezni egy virtuális asszisztensnek
vagy
- munkavállalóként gondolkodsz virtuális asszisztens vállalkozás elindításán.
Ki az a virtuális asszisztens?
Mielőtt rátérnék a virtuális asszisztens konkrét feladataira, tisztázzuk, hogy valójában ki is ő.
A virtuális asszisztens (VA) adminisztráció, asszisztencia és szervezés területén nyújt segítséget más vállalkozásoknak.
Általánosságban elmondható, hogy a VA-k nagy része több éves szakmai múlttal, irodai tapasztalattal rendelkezik, a legtöbben saját szakterületükön belül kínálják szolgáltatásaikat.
A virtuális asszisztensek szolgáltatási palettájukat adott üzletág (pl. borászat, wellness, IT szektor), bizonyos célpiac (pl. földrajzi elhelyezkedés, korosztály, vállalat nagysága), vagy korábbi munkatapasztalat, végzettség (pl. pályázatírás, könyvelés, jog) alapján határozhatják meg.
Az is előfordul, hogy a VA-nak egyetlen szolgáltatás szerepel a szolgáltatási palettáján, az azonban egyedi. Igaz, így szűkebb vállalkozói körre tud együttműködni, ugyanakkor előny, hogy kevés versenytársa akad a piacon és pontosan tudja, kinek kínálja a szolgáltatását.
Milyen munkát bízhatsz virtuális asszisztensre? – A leggyakoribb virtuális asszisztens feladatok
Általános adminisztrációs feladatok
A vállalkozások számára az adminisztrációs feladatok jelentik a legnagyobb terhet, a leggyakrabban ennek a területnek a tehermentesítésére keresnek a cégek asszisztenst.
Ezek azok a feladatok, amelyek a leginkább beleillenek egy alkalmazottként foglalkoztatott irodai asszisztens munkakörébe.
- kapcsolattartás az ügyfelekkel
- e-mailek kezelése
- elektronikus dokumentumok rendszerezése
- szerződések előkészítése, nyilvántartása
- árajánlatok elkészítése, bekérése
- dokumentumok szerkesztése
- prezentáció készítése
- táblázatok kezelése
- űrlapok, kérdőívek elkészítése és feldolgozása
- szöveg gépelése írott anyagból vagy hanganyagból
- kimutatások, elszámolások készítése
- hivatalos levelek megírása
- nyilvántartások vezetése
- jegyzőkönyv vezetése
- útiköltség nyilvántartása
- szabadság nyilvántartása
- megrendelések kezelése
Marketing asszisztens feladatok
A vállalkozások ma már ritkán tudják elkerülni, hogy ne legyenek jelen az online térben, hiszen az áruk, szolgáltatások reklámozása, értékesítése, valamint az üzleti kapcsolatok építése is nagyrészt az interneten keresztül történik.
A legtöbb vállalkozás rendelkezik honlappal, a terméket forgalmazó cégek webshoppal, ezen felül a cégek a különböző közösségi média felületeken is megtalálhatók, így a feladatok is ezekhez a platformokhoz kapcsolódnak általában.
- közösségi média oldalak létrehozása, kezelése, frissítése
- piackutatás, adatgyűjtés
- jogtiszta képek gyűjtése, képek szerkesztése
- webáruház termékek feltöltése
Pénzügyi asszisztens feladatok
A pénzügy az a terület, amivel a vállalkozók a legkevésbé szeretnének foglalkozni. Ennek nem csak az időhiány az oka, de a legtöbben nem is értenek hozzá.
Egy pénzügyes vénával megáldott virtuális asszisztens hamar átlátja a folyamatokat, a feladatok ellátásával pedig nem csak a cég, de a könyvelő munkáját is segíti.
- pénzügyi nyilvántartások vezetése
- adatszolgáltatások előkészítése
- számlázás, számlák rögzítése
- egyenlegközlők, felszólítások kiküldése
- könyvelési anyagok előkészítése
- kapcsolattartás könyvelővel
Szervezési feladatok
Leginkább a kis- és középvállalkozásoknál jellemző, hogy nincs kapacitás a szervezési feladatok ellátására, ezzel kapcsolatos tennivaló azonban bőven akad.
- naptár kezelése, határidők egyeztetése
- megbeszélések, találkozók szervezése
- foglalások intézése
- üzleti ebédek megszervezése
- meghívók kiküldése
- csapatépítő tréningek megszervezése
Természetesen változó, hogy egy virtuális asszisztens a felsorolt feladatok közül mit vállal el, hiszen mindenkinek más az erőssége és a tudása.
Az is elképzelhető, hogy a VA és üzleti partnere az adott cég profiljának megfelelő egyéb tevékenység elvégzésére kötnek szerződést egymással.
Mi az, ami nem tartozik a virtuális asszisztens feladatai közé?
A feladatok kapcsán érdemes megemlíteni még egy fontos témát.
A virtuális asszisztens szolgáltatással gyakran összemosódik néhány olyan tevékenység, amely speciális szaktudást, képzettséget igényel, éppen ezért nem tartozik az általános virtuális asszisztensi feladatok közé.
Ilyen például a hirdetéskezelés, a weblapkészítés, a webdesign, a marketing tanácsadás, a grafikai tervezés, a szövegírás, a keresőoptimalizálás.
Tehát a közösségi média menedzser, a webfejlesztő, a webdesigner, a marketing menedzser, a grafikus, a szövegíró és a SEO szakember nem virtuális asszisztens.
Ettől függetlenül a virtuális asszisztensek között vannak, akik végeznek ilyen jellegű feladatokat is, hiszen a folyamatosan önfejlesztés kapcsán sokan képzik magukat ezeken a területeken is.
Velük szemben elvárás, hogy csak akkor vállalják el az adott munkát, ha felelősen, képességeiknek, tudásuknak és szakterületüknek megfelelően azt el tudják végezni.
A virtuális asszisztens feladatokat és a szaktudást igénylő tevékenységeket célszerű külön szolgáltatásként feltüntetni, hiszen két különálló szakterületet érintenek, melyeknek árazása is eltérő.
Miért éri meg a vállalkozásnak virtuális asszisztenssel együttműködni állandó irodai alkalmazott helyett?
Korábban említést tettem az irodai asszisztens munkakörről, ezért feltétlenül szeretnék szót ejteni arról, hogy egy irodai alkalmazottal szemben milyen előnyökkel jár, ha a vállalkozás virtuális asszisztensnek delegálja a feladatokat.
1. A virtuális asszisztens online, saját eszközeivel végzi munkáját
Manapság a vállalkozásoknak jelentős kiadásokkal kell szembenézni, elég csak a megemelkedett rezsiköltségeket megemlíteni.
A virtuális asszisztens otthonról (vagy egy általa választott tetszőleges helyről) dolgozik, ezért nem kell neki irodát fenntartani, útiköltséget fizetni, nem kell számítógépet, telefont és egyéb eszközöket biztosítani számára.
2. A virtuális asszisztens saját vállalkozása keretében tevékenykedik
Mivel ő maga is vállalkozó, üzleti partnerének nincs járulékfizetési kötelezettsége, adóit és járulékait maga után megfizeti. Az elvégzett munkájáról számlát állít ki, melyet a megbízó vállalkozás költségként elszámolhat.
3. A virtuális asszisztens folyamatosan tanul, képezi magát
Egy szakmájára igényes virtuális asszisztens kötelességének érzi, hogy folyamatosan képezze magát, hiszen így tud mindig naprakész tudással ügyfelei rendelkezésére állni és értéket teremteni számukra.
Képzéseit saját maga finanszírozza, így megbízójának ez nem jelent költséget.
4. A virtuális asszisztensnek a ténylegesen elvégzett munkáért kell fizetni
A virtuális asszisztens vagy előre meghatározott projektáron dolgozik vagy órabér esetében időmérő alkalmazást használva méri a munkával töltött időt.
Így nincs üresjárat, pontosan annyit számláz, amennyit dolgozott.
5. A virtuális asszisztens feladatát precízen, határidőre elvégzi
A virtuális asszisztens vállalkozói szemlélettel rendelkezik, ezért érdeke, hogy határidőre elkészüljön és pontos, minőségi munkát adjon ki a kezei közül, hiszen ettől függ bevétele és jó híre is.
Ha vállalkozóként szeretnéd igénybe venni a Virtuális Irodaház szolgáltatásait, akkor látogass el a virtuális asszisztens szolgáltatásokat bemutató oldalra. Ha további kérdéseid lennének, akkor várom megkeresésed a megadott elérhetőségeken.
Amennyiben virtuális asszisztens vállalkozáson gondolkodsz, szeretnék a figyelmedbe ajánlani két lehetőséget.
Szilágyi Balázzsal (Honlapra fel!) több éve tartó sikeres együttműködésünk egyik eredménye a hivatalos tanúsítványt adó, nagy virtuális asszisztens képzés, most ajándék képzéssel. A részleteket a https://szakmaikepzesek.com/kepzes/virtualis-asszisztens-kepzes/ oldalon tudod megnézni.
Elérhető az utolsó Virtuális asszisztens vállalkozás megvalósítása online képzés felvétele. A virtuális asszisztens képzés felvételén minden olyan elméleti és gyakorlati tudásanyagot megosztok veled, amelyre a virtuális asszisztens vállalkozás elindításához szükséged lesz.
