„A főnököm nem engedi a home office-t, segíts!” – írta egy régi ismerősöm, aki kereskedelmi ügyintézőként dolgozik egy fővárosi cégnél.
Fél a vírustól, azonban fél a kirúgástól is.
Írtam neki pár tippet, amivel ő is előrukkolhat a főnökének és meggyőzze: attól, hogy nem lát be a nyitott irodájába, még gördülékenyen működnek a vállalkozás adminisztrációs és szervezési ügyei.
1. Aktív kommunikációra rendelkezésre áll a telefon, e-mail, egyeztetésre, meetingre pedig a Zoom.
2. Flipchart helyett használja a Trello-t, tökéletes bármilyen feladat kezelésére. Lehet benne feladatokat delegálni és az iroda összes dolgozóját hozzá tudja rendelni, a részfeladatok állását is nyomon tudja követni.
3. Ha asztali gépek állnak rendelkezésre az irodában, a saját meghajtóról mentse fel a szükséges dokumentumokat egy felhő alapú tárhelyre, ahonnan az érintett kolléga könnyen el tudja érni, ha szükséges.
Az otthoni saját eszközön való munkavégzés szabályait rögzítsék a belső szabályzatokban.
Ha rendelkezésre áll céges laptop, az otthoni magáncélú használatot mellőzzük.
4. Az irattározást egy későbbi időpontra tűzzék ki. A munkatársak a keletkezett fizikai dokumentumokat otthon biztonságos helyen, külön tárolják. Az erre vonatkozó szabályokat a saját belső szabályzataikban, adatkezelési dokumentációjukban rögzítsék.
5. Szabjon meg határidőket. Pontosan úgy, ahogy az irodában tenné.
6. Dokumentumok aláírására használja a www.niszavdh.gov.hu oldalon található azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítést, ami ügyfélkapus regisztrációval mindenki számára elérhető.
7. Amennyiben üzleti partnerei személyesen is fel szokták keresni a céget, emailben tájékoztassák őket az új munkarendről. Meg fogják érteni, talán még követni is fogják a példát.
8. Érvként még felsorolható:
– nem nőnek az irodai rezsi számlák,
– nem futnak a céges autók,
– nagy lépés a környezetvédelem jegyében is
– a kollégái nagyon fogják értékelni ezt a hatalmas lépést a vállalkozás életében, ez a teljesítményükön is biztosan meg fog látszani.
Ebben az időszakban valóban nem lesznek közös ebédek. Azonban könnyen előfordulhat, hogy a home office hatékonyabbnak és költségkímélőbbnek bizonyul, mint a korábbi irodai munkavégzés, a meghatározott munkaidővel.
A járvány levonulása után is nagy eséllyel maradhat az addigra már biztosan gördülékenyen működő home office, akár osztottan is az irodai munkavégzéssel.
Így dolgozunk mi, online vállalkozástámogatók az otthonunkban.
Ha bármilyen kérdésed felmerült a témában, keress bizalommal az iroda@virtualisirodahaz.hu email címen.
